בחירת האולם או גן האירועים המתאים, מהווה את אחת הפעולות הראשוניות של כל מתכנני האירועים, בכל סדרי הגודל ומכל הסוגים.
המטרה היא כמובן למצוא אולם, אשר גם יענה על התקציב, גם יתאים לכמות האורחים ולסוג האירוע, גם ייהנה ממיקום נוח ונגיש לאורחים וגם יספק אווירה כיפית ונעימה.
מדובר ברוב המקרים בהליך מורכב, אש דורש הגעה למספר לא מבוטל של מקומות אופציונאליים – אבל ההשקעה משתלמת מכיוון שהיא מעלה את הסיכויים למצוא בסופו של תהליך את האולם או את גן האירועים, אשר יענה על כל הציפיות, החלומות והצרכים.
המפתח להצלחת אירוע טמון בקבלת ההחלטות הנכונות, כאשר זה מתחיל בבחירת הלוקיישן המתאים, עובר לבחירת התקליטן, האטרקציות, הצלמים והתפריטים.
בסופו של דבר, אם מבינים בצורה מעמיקה את הדרישות והצרכים ובוחנים לעומק את האפשרויות השונות, ניתן לצלוח את תהליך ארגון האירוע בצורה מושלמת.